Suma + es el grupo Saas líder en la región, buscando transformar la administración de pymes en Latam. Entregamos soluciones tecnológicas con aplicaciones de contabilidad, nomina y factura electrónica, permitiéndoles a las pymes tomar mejores decisiones basadas en información financiera confiable y en tiempo real. Nuestros servicios hoy operan en Nubox Chile, Colppy Argentina y Bind México. 

Como Workplace Lead Chile, tu objetivo principal será liderar la operación física, administrativa y de servicios de la oficina de Nubox en Chile, la cual cuenta con una capacidad de 218 colaboradores y está ubicada en Las Condes.

Reportando directamente a la posición de HRBP Chile, serás la persona responsable de garantizar un estándar de "Oficina de Alto Desempeño", brindando excelencia operativa y una experiencia impecable en el día a día. Este desafío incluye liderar el espacio de trabajo (workplace), eventos presenciales, proveedores, suministros, gestión de gastos y entregar asistencia ejecutiva directa al CEO y C-Level. Todo esto, apoyado de forma innovadora con Inteligencia Artificial (IA) integrada en la planificación, abastecimiento y reporting.

¿Cuáles serán tus principales responsabilidades?

Gestión del Workplace y Operaciones:

• Liderar la operación diaria de la oficina Nubox, asegurando el cumplimiento del Checklist AM, Rondas y PM en áreas abiertas, salas, kitchenette, baños y recepción.

• Gestionar, desarrollar y coordinar turnos y prioridades del equipo de Experience Partners on-site.

• Operar el portafolio de mejoras de infraestructura y mantención, controlando el roadmap, ejecución y reporting de avance.

• Gestionar el contrato de arriendo y la comunicación con la administración del edificio respecto a pagos, accesos y mantenciones.

• Administrar funciones operativas de la oficina como tarjetas de acceso, estacionamientos, encomiendas, correspondencia y control de visitas mediante la herramienta Click Visitas.

• Liderar la prevención de riesgos físicos, implementando protocolos HSE, simulacros, señalética y reporte de incidentes.

Proveedores y Finanzas:

• Liderar la relación y gestión con todos los proveedores de servicios: aseo, mantención, electricidad, gasfitería, IT, branding, snacks, café y catering.

• Asegurar el abastecimiento continuo de insumos y materiales, optimizando los costos y manteniendo la calidad.

• Gestionar el presupuesto general de Workplace y eventos, realizando forecasting mensual y optimización frente al benchmark del mercado.

• Operar la tarjeta corporativa de Workplace bajo el modelo regional de compras, cumpliendo con el SLA de 48 horas para rendiciones.

Eventos, Viajes y Soporte Ejecutivo:

• Liderar la planificación logística y ejecución de eventos presenciales en la oficina, tales como All Hands, kickoffs, capacitaciones y celebraciones.

• Gestionar los gastos de viaje (travel expenses) para colaboradores, incluyendo vuelos, hoteles, traslados y viáticos con total trazabilidad.

• Brindar asistencia ejecutiva al CEO y C-Level de Chile, manejando agenda, viajes y dando soporte logístico para reuniones clave y de directorio.

• Coordinar requerimientos especiales del CEO y C-Level, incluyendo atención a inversionistas, regalos corporativos y eventos privados.

Responsabilidades potenciadas con IA:

• Generar resúmenes automáticos del checklist diario y reportes de incidencias para detectar patrones de mejora.

• Realizar forecasting de consumo de snacks e insumos según la asistencia histórica, optimizando así la reposición.

• Crear comparativos automáticos de proveedores considerando tarifas, SLA y calidad para facilitar negociaciones.

• Automatizar comunicaciones a los colaboradores sobre eventos, mantenciones o recordatorios de convivencia.

• Generar itinerarios de viaje optimizados en ruta, costo y política corporativa.

• Crear dashboards en tiempo real para visualizar el NPS de la oficina, asistencia, tickets y gastos versus presupuesto.

• Detectar de manera temprana anomalías en los gastos de tarjetas corporativas para asegurar el compliance.

• Generar minutas, seguimientos (follow-ups) y agendas priorizadas para el soporte ejecutivo al CEO.

Métricas directas del rol (KRs):

• Cumplimiento del Checklist diario ≥ 95%.

• Resolución de tickets de mantención cumpliendo SLA < 24h a 48h.

• NPS de la oficina ≥ 80.

Métricas del negocio que impacta:

• Porcentaje de asistencia a la oficina (Target).

• Costo por metro cuadrado de la oficina.

• Adherencia al presupuesto de Workplace.
  

¿Qué necesitas para postular? 

Must Have (Requisitos excluyentes):

• Más de 5 años de experiencia comprobable en posiciones de Workplace, Facilities u Office Management.

• Sólida experiencia en la gestión de proveedores y contratos de servicios.

• Habilidad demostrada en la coordinación de eventos corporativos presenciales.

• Experiencia en Travel Management y brindando soporte ejecutivo a posiciones de C-Level.

• Fluidez en el uso de IA (AI fluency) aplicada al abastecimiento y reporting operativo.

Nice to Have (Deseable):

• Experiencia previa trabajando en empresas SaaS o Scaleups con oficinas de más de 150 personas.

• Conocimientos de normativas HSE en Chile (mutualidades, Seguridad y Salud en el Trabajo).

• Manejo de plataformas de control de accesos, idealmente Click Visitas.

• Experiencia utilizando tarjetas de crédito corporativas y procesando rendiciones de gastos.

Soft Skills esperadas:

• Marcada hospitalidad y orientación al servicio del colaborador.

• Atención extrema a los detalles.

• Alto nivel de discreción y confidencialidad al interactuar con el CEO y el equipo C-Level.

• Capacidad de resolución bajo presión y excelentes habilidades de multitasking.
  

¿Qué beneficios tendrás trabajando con nosotros?

• 4 Aguinaldos en el año

• Ajuste de IPC Trimestral

• Asignación de Sala Cuna

• Tendrás 15 días hábiles adicionales a tus vacaciones

• Seguro Complementario Salud, Dental, Vida y Catastrófico

• Seguro Oncológico

• Convenio Poliglota

• Convenio Gimnasio

• Convenio Banco de Chile, BCI y Scotiabank
  ¡¡Entre muchos otros!!

¡Respetamos y disfrutamos la diversidad. Creamos un ambiente de desarrollo profesional seguro, vivimos la verdadera inclusión y la igualdad de oportunidades!

¡Postula y súmate a nuestro lindo propósito🧡 !

Si esta vacante es de tu interés, asegúrate que siga disponible en nuestro portal de empleos https://nubox.teamtailor.com/